Cari Blog Ini

Senin, 28 Desember 2009

Bab II LANDASAN TEORI

Bab II
LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sekretaris
Menurut Hendarto (2003:5), sekretaris sebenarnya berasaldari kata lain secretum yang berarti rahasia atau Secretarius / secretarium, yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia. Akar kata Secretary dalam bahasa Inggris adalah secret, yang juga berarti rahasia. Jadi, bila dilihat dari asal katanya, sekretaris adalah seorang yang seharusnya bisa menyimpan rahasia.
Demikian juga menurut The Liang Gie (2000:2-3) dilihat dari beberapa kutipan diatas, penulis berpendapat bahwa sekretaris adalah seorang karyawan atau pegawai yang diangkat oleh pimpinannya sebagai pembantu pribadinya untuk mengerjakan tugas-tugas kantor atau perusahaan karena dianggap dapat dipercaya dalam mengerjakan tugas-tugas pimpinan dan dapat memegang rahasia perusahaan
Dapat dikatakan pula bahwa seorang sekretaris bertugas membantu pimpinannya dalam mengurus segala persoalannya, terutama pimpinannya dalam soal-soal kecil (detail minded), yang bersifat teknis. Seorang pimpinan tidak perlu membuang waktu tenaga dan pikirannya untuk mengerjakan urusan-urusan kecil, apabila ia mendapatkan bantuan dari seorang sekretaris, sehingga pimpinannya dapat mencurahkan perhatiannya pada urusan-urusan lebih besar yang bersifat manajerial dengan demikian ia akan bekerja lebih efisien dan efektif.
Menurut Wursanto (2004:5), Sekretaris haruslah memiliki rasa tanggung jawab tinggi, mandiri berinisiatif, berkompetensi, dapat dipercaya dalam membantu kelancaran pekerjaan pimpinan pada perusahaan dimana dia bekerja. Sekretaris sebaiknya bukan yes-man, artinya ia hanya mau menuruti semua kemauan atasannya tanpa memikirkan atau mempertimbangkannya. Karena itu sekretaris harus berinisiatif, berdaya kreasi sehingga mampu menyarankan ide-ide yang baik. Sudah tentu seorang atasan sebaiknya bukan non-man, yang berarti seorang yang harus menolak pendapat orang lain. Atasan yang baik dan ideal adalah orang yang bersedia mendengar, menghargai pendapat ataupun saran dari bawahannya.

2.1.1 Jenis-jenis Jabatan Sekretaris
Profesi sekretaris, menurut syarat-syarat yakni berpengetahuan, terampil, dan mau bekerja keras. perlu diketahui bahwa kedudukan, wewenang dan tanggung jawab seorang sekretaris disuatu perusahaan dapat berbeda dengan perusahaan lainnya. Menurut Wursanto (2004:21), hal ini disebabkan oleh beberapa faktor yang mempengaruhi, diantaranya:
1. Besar kecilnya perusahaan atau instansi.
2. Sifat perusahaan atau organisasi.
3. Kedudukan orang yang bekerjasama dengan sekretaris.
4. Kesediaan Pimpinan dalam mendelegasikan tugas dan wewenang kepada sekretaris.
5. Kompetensi diri sekretaris serta kesediannya untuk memikul tanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya.
Menurut The Liang Gie (2000:18), Sekretaris dapat dikelompokkan sebagai berikut :
A. Pengelompokkan sekretaris berdasarkan ruang lingkup tanggung jawab :
1. Sekretaris Organisasi
Sekretaris Organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu secretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu.
Sekretaris oraganisasi juga disebut Excecutive Secretary. Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasan, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur dan tata kerja organisasi, membuat keputusan, pengarahan, koordinasi, pengendalian. Jadi, ia menjalankan fungsi manajemen yang terdiri dari : planning, organizing, actuating dan controlling. Dengan demikian wewenang sekretaris organisasi jauh lebih luas dibandingkan dengan Sekretaris Pimpinan (Private Secretary).
2. Sekretaris Pimpinan (Private Secretary)
Sekretaris Pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris Pimpinan adalah pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan, karena dia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekretaris Pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan namun bersifat kedinasan.
Adapun ciri-ciri sekretaris Pimpinan menurut Sedarmayanti (2005:34-35) adalah :
a. Ia bukan pimpinan suatu organisasi dan belum tentu mempunyai anak buah.
b. Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan perusahaan atau organisasi, juga berwenang mewakili pimpinannya membuat suatu kebijaksanaan. jadi, ia bukan termasuk kelompok policy maker.
c. Tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya, yang terbatas pada masalah bisnis atau kedinasan.
d. Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu. Jadi dimaksudkan bahwa ia memiliki seorang atau beberapa atasan langsung. Apabila atasan lain yang bukan pimpinannya ingin meminta bantuan sekretaris tersebut, maka terlebih dahulu harus meminta izin pada atasan langsung sekretaris tersebut.

3. Sekretaris Pribadi ( Personal Secretary )
Sekretaris Pribadi adalah sesorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi, ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia diangkat dan digaji secara perorangan.

B. Pengelompokkan sekretaris berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja menurut Hendarto (2003:54-55) adalah sebagai berikut:
1. Sekretaris Junior
Yaitu sekretaris yang baru mulai meniti karir sebagai sekretaris. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus banyak belajar dan memerlukan bimbingan. Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus sekolah. Umumnya ditempatkan sebagai asisten sekretaris senior agar dapat belajar darinya. biasanya hanya diberi tugas-tugas yang bersifat rutin.
2. Sekretaris Senior
Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik, karena telah berpengalaman kerja. Oleh kerena itu diharapkan mampu bekerja mandiri, maupun mangatur pekerjaannya sesuai prosedur. Biasanya sekretaris senior telah memiliki inisiatif kreatifitas dalam menghadapi masalah ataupun situasi yang tidak rutin. Ia dapat ditempatkan sebagai asisten top management yang intensitas fungsi majerial sangat tinggi, lingkup tugas dan tanggung jawab yang luas, serta membutuhkan penanganan informasi yang kompleks/rumit.

C. Pengelompokkan sekretaris berdasarkan spesialisasi dalam pekerjaan.
Menurut Wursanto (2004:105-106), seorang sekretaris selain memilikinya keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan dalam bekerja sebagai sekretaris juga memahami atau mendalami pengetahuan khusus, misalnya : bidang akuntansi, bidang hukum, bidang teknik, bidang medis dan sebagainya sehingga didalam dunia usaha dikenal :
1. The accounting secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang akuntansi). Yaitu sekretaris yang membantu akuntan.
Umumnya ia juga bukan seorang akuntan, tetapi ia mampu melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan untuk membantu seorang atau beberapa orang akuntan dalam melaksanakan tugas substansi di bidang akuntansi.
2. The legal secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam hukum) yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum, pengacara, notaris, dan sebagainya.
Ia sendiri bukanlah ahli hukum, tetapi hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas kesekretarisannya, misalnya dalam menyusun surat perjanjian, akte, memorandum of understanding, surat kontrak dan lain-lain.
Dalam membantu pekerjaan Pimpinan melaksanakan tugas substantif di bidang hukum. Tidak menutup kemungkinan ia adalah seorang Sarjana Hukum yang mendapat pendidikan kesekretarisan.
3. The technical secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik tertentu).Yaitu sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu.
Pada umumnya sekretaris jenis ini bukanlah seorang insinyur tetapi ia melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan untuk membantu Pimpinannya dalam melaksanakan tugas subtantif di bidang teknik tertentu seperti : arsitek, teknik sipil, dan lain-lain.
4. The medical secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis). Yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis.
Sama halnya dengan The Legal Secretary, ia bukanlah seorang dokter, paramedis ataupun ahli medis lainnya, tetapi ia mampu melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan untuk membantu ahli medis dalam melaksanakan tugas subtantif di bidang medis. Sehingga memudahkan berkomunikasi dengan relasi dari Pimpinannya. Ada kemungkinan sekretaris medis memiliki latar belakang sebagai para medis yang mempelajari pendidikan kesekretarisan sehingga mampu berkarya secara baik sebagai sekretaris bidang medis.

2.1.2. Fungsi Sekretaris
Sekretaris dibutuhkan karena oleh Pimpinan untuk membantu meringankan tugas-tugasnya yang bersifat rutin dan operasional, sehingga Pimpinan dapat berkonsentrasi dan mengurus tugas-tugas manajerialnya. Menurut Ernawati (2003:9-13), pada dasarnya fungsi sekretaris adalah :
1. Membantu meringankan tugas-tugas Pimpinan, yitu sedapat mungkin sekretaris harus mengmbil alih tugas-tugas yang bersifat detail.
Pimpinan tidak perlu memikirkan hal-hal kecil yang telah di delegasikannya kepada sekretaris. Begitu pula keputusan-keputusan yang dibuat oleh pimpinan sebagian besar harus ditindak lanjuti oleh sekretaris.
2. Menangani informasi untuk Pimpinan yaitu,semua keputusan yang diambil oleh Pimpinan banyak tergantung kepada ketangkasan sekretaris dalam mengumpulkan, menyeleksi, mengolah, dan menyampaikan informasi.
3. Menjadi jembatan penghubung yaitu, sekretaris harus membina dan memelihara hubungan baik dengan berbagai pihak yang terkait dalam hubungan kerja dengan Pimpinan.
Dari ketiga fungsi sekretaris tersebut diatas maka diharapkan :
a. Mampu mengikuti derap dan langkah yang positif dari Pimpinan.
b. Mampu menetralisir kekurangan dan kelemahan pimpinannya.

2.1.3 Sekretaris dan Kantor
Istilah kantor tidak ada sangkut pautnya dengan besar atau kecilnya suatu perusahaan/organisasi. Kantor adalah tempat diselenggarakan proses penanganan informasi mulai dari menerima, menyortir, mengklarifikasikan, mencatat, memproses, menerjemahkan, menyalurkan sampai melindungi dan mengamankannya.
Fungsi kantor adalah memberikan pelayanan terhadap suatu unit usaha ataupun terhadap organisasi / perusahaan secara keseluruhan. Menurut Burhanudin (2000:23), pelayanan di dalam kantor adalah menyelesaikan fungsi-fungsi berikut :
1. Mengumpulkan informasi.
kantor menjadi pusat mengalirnya informasi dari berbagai macam media komunikasi.
2. Menyortir dan mengklasifikasikan informasi.
Informasi yang masuk harus disortir dan dipilah pilih untuk mengetahui mana yang berharga dan mana yang tidak atau kurang berguna.
3. Pencatatan informasi.
Sangat penting mencatat informasi yang penting.
4. Memproses dan menerjemahkan informasi.
Informasi yang rumit berupa statistik, input computer, sebaiknya ditransfer menjadi bentuk yang lebih mudah dipahami.
5. Menyalurkan Informasi.
Menyampaikan informasi yang akurat kepada pihak-pihak yang memerlukannya melalui media komunikasi yang tepat (telepon, surat, fax).
6. Melindungi dan mengamankan.
Demi kelangsungan hidup perusahaan/organisasi, maka perlu menyimpan, melindungi, dan mengamankan semua dokumen penting, baik dari kejahatan maupun dari bencana lainnya.

2.1.4 Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Menurut Ursula (2003:42), seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
1. Menerima tamu
2. Menerima telepon
3. Mengambil dikte dan melatinkan
4. Menyimpan surat
Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum.
Tugas seorang sekretaris sangat kompleks, dalam pengertian bahwa volume kerja cenderung tinggi dan sangat beraneka ragam, sehingga sekretaris dituntut untuk gesit, tangkas, kerja keras, dan tegar dalam menghadapi rintangan dan mampu bersikap dewasa. Menurut Ernawati (2003:25), pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris di kelompokkan :
a. Tugas-tugas yang bersifat rutin
b. Tugas-tugas khusus
c. Tugas-tugas yang bersifat kreatif
d. Melakukan hubungan dan kerja sama
Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan. Hendarto (2003:60), dalam bukunya lebih mendalam menguraikan tentang masing-masing tugas dari bidang sekretaris :
A. Tugas rutin
Yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa perlu menunggu perintah khusus dari Pimpinan atau tanpa menunggu waktu yang harus diselesaikan, sesuai dengan job description-nya. Tugas rutin mencakup :
1. Menerima telepon dan menelepon.
2. Menyusun/membuat surat untuk kepentingan Pimpinan (koresponden).
3. Menerima tamu dan bertamu, mewakili Pimpinan.
4. Membuka surat untuk Pimpinan.
5. Mengerjakan filling (berkas).
6. Mengatur jadwal kegiatan (agenda) Pimpinan.
7. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan dalam bekerja.
8. Menyiapkan laporan.
9. Mengelola kas kecil (Petty Cash).
10. Membuka surat untuk Pimpinan.
11. Jadi setiap sekretaris harus mampu melaksanakan tugas-tugas rutin tanpa disuruh atau diinstruksikan oleh Pimpinannya.

B. Tugas khusus/Insidental
Yaitu tugas yang tidak setiap hari dihadapi sekretaris, hanya akan dilaksanakan apabila ada instruksi dari Pimpinan. Pemberian tugas khusus biasanya berdasarkan unsur kepercayaan Pimpinan kepada sekretarisnya bahwa ia dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Adapun kegiatan yang termasuk tugas melaksanakan instruksi (tugas-tugas khusus) menurut Hendarto (2003:62), antara lain :
1. Mempersiapkan rapat (mulai dari menyusun daftar orang yang akan diundang, membuat surat undangan, mengatur ruangan rapat, serta menyediakan segala bahan yang dibutuhkan untuk rapat tersebut).
2. Mengatur makan siang atau makan malam pimpinan relasinya.
3. Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan.
4. Mengurus makalah dengan baik.
5. Mendatangi perusahaan dinas lain atau instansi pemerintahan untuk mencari informasi atau menyampaikan informasi.
6. Mengurus perjalanan dinas pimpinan (mulai dari pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai pada catatan pengeluaran biaya perjalanan dinas).
7. Menyusun surat yang bersifat rahasia agar dapat melaksanakannya harus benar-benar memahami makna dan maksud intruksi, jika kurang paham sebaiknya bertanya, tetapi jangan terlalu mendetail dan jangan menanyakan bagimana cara melaksanakannya, akan tetapi sekretaris harus berusaha keras agar dapat menyelesaikan semua tugas yang diinstruksikan Pimpinan dengan baik.

C. Tugas Kreatif
Yaitu Tugas yang tidak termasuk tugas rutin, tetapi atas inisiatif sendiri tanpa diminta atau tanpa diperintahkan oleh pimpinan, namun wajib dilaksanakan dengan baik oleh seorang sekretaris. Pada prinsipnya sekretaris harus dapat mencari sendiri apa yang perlu dikerjakannya asalkan menguntungkan perusahaan secara umum dan pimpinannya secara khusus.
Menurut Hendarto (2003:64), lingkup tugas kreatif tidak salah, asalkan tidak menyimpan atau bersebrangan dengan tugas yang dikerjakan pimpinannya. Tugas-tugas kreatif tersebut seperti :
1. Mengirimkan bunga atau surat ucapan selamat kepada rekan pimpinannya yang memperoleh promosi jabatan .
2. Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan.
3. Membuat perencanaan kerja.
4. Mengumpulkan brosur, price list dari berbagai macam pameran yang berguna untuk perusahaan.
5. Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product knowledge, budaya perusahaan
6. Mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai macam pelatihan, lokakarya, seminar ataupun kursus-kursus maupun pendidikan yang menunjang pekerjaan.
D. Melakukan hubungan dan kerja sama
Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.
Menurut Ernawati (2003:25), tugas-tugas sekretaris dikelompokkan menurut jenisnya dapat dibagi menjadi :
a. Tugas Perkantoran
Tugas ini meliputi : mempersiapkan meja kerja Pimpinan, mengambil dan menyalin dikte dari Pimpinan, mengurus surat masuk dan surat keluar, mengetik dan membuat konsep surat, filling dan mengindeks surat.
b. Tugas Resepsionis
Terdiri dari tugas menerima dan menjawab telepon, mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima dan melayani tamu yang akan bertemu pimpinan, mencatat janji-janji untuk Pimpinan, menyusun acara kegiatan kerja sehari-hari Pimpinan.
c. Tugas Keuangan
Menangani urusan keuangan pribadi pimpinan dengan bank, membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dan sebagainya atas nama pimpinan, menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan serta penyediaan dana untuk keperluan tersebut.
d. Tugas Sosial
Mengurus rumah tangga kantor Pimpinan, mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor Pimpinan beserta pengurusan undangannya, menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan bela sungkawa kepada relasi atas nama Pimpinan.
e. Tugas Insidential
Mempersiapkan agenda kerja rapat, mempersiapkan laporan, menulis pidato atau pernyataan Pimpinan, membuat ikhtisar dari berita-berita dan artikel dari surat kabar, majalah, brosur dan sebagainya yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan, mengoreksi dan mengedit bahan-bahan cetakan seperti brosur, undangan, company profile, prospectus, formulir, maupun daftar yang dikonsep Pimpinan, mencari dan memilihkan souvenir, yang sesuai untuk para relasi, mewakili Pimpinan dalam berbagai pertemuan atau resepsi.

2.2. DEFENISI ADMINISTRASI
The Liang Gie (2000:6) dalam bukunya berjudul “Administrasi Perkantoran Moderen” menjelaskan tentang defenisi administrasi. Dalam dunia kerja saat ini istilah administrasi tentu sudah banyak menjadi acuan dalam mencapai suatu tujuan khususnya dalam bidang perkantoran. Sebagaimana dalam prinsip manajemen adalah “pengorbanan yang sekecil-kecilnya untuk memperoleh hasil yang semaksimal mungkin”. Dalam sub bab ini akan dibahas secara singkat tentang pengertian administrasi, unsur-unsur administrasi peranan adminstrasi dan hubungan sekretaris.

2.2.1. Pengertian Administrasi
The Liang Gie (2000:5), menyatakan dalam bukunya, administrasi terdiri dari 2 kata yang masing-masing mempunyai pengertian tersendiri. Kata administrasi menurut asal katanya berasal dari bahasa latin, ad dan ministrae, ad berarti intensif sedangkan ministrae berarti melayani, membantu, dan memenuhi, jadi tugas utama seorang administrator/manajer adalah memberikan layanan prima.
Administrare adalah kata kerja sedangkan kata bendanya adalah administration dan kata sifatnya adalah administratiavus.
dalam kegiatan sehari-hari untuk istilah administrasi dibagi menjadi 2 pengertian yaitu : Administrasi dalam pengertian yang sempit adalah suatu pekerjaan tata usaha dalam kantor Administrasi dalam pengertian yang luas adalah seluruh proses kerja sama orang atau lebih dalam mencapai tujuan bersama.

2.2.2 Defenisi Administrasi Menurut Para Ahli
Menurut Paul Meadows dalam bukunya “Motivation For Change and Development Administration (2000:10) mendefinisikan :”Development administration can be regarded as the public management of economic and social change in term of deliberate public policy. The development administrator is concerned with guiding change.” Kurang lebih artinya sebagai berikut : Administrasi dapat didefinisikan sebagai kegiatan mengatur masyarakat dibidang ekonomi dan perubahan sosial dalam hal menetapkan kebijakan publik. Karena administrasi menyangkut pengembangan, maka perlu bahwa perangkat administrasi sendiri harus ditingkatkan dan dikembangkan agar memungkinkan dalam mengkoordinir dan melakukan pendekatan multi fungsional ke arah pemecahan masalah nasional dalam pembangunan
Menurut The Liang Gie (2000:5) "administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam segenap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu". Defenisi ini mendapat perubahan yaitu peoses penyelenggaraan diganti dengan rangkaian penataan, kemudian lebih disempurnakan yaitu administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.
Menurut Siagian dalam bukunya yang berjudul Filsafat Administrasi, (2001:13), Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan dari pada keputusan-keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya ditentukan antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari definisi Administrasi tersebut, maka jelas dapat kita lihat pokok-pokok ide yang tersurat, yaitu adanya suatu proses yang terus menerus, usaha yang dilakukan dengan perencanaan, orientasi pada perubahan yang signifikan dari keadaan sebelumnya, memiliki arah yang lebih modern dalam artian luas yang mencakup seluruh aspek kehidupan berbangsa dan bernegara, memiliki tujuan utama untuk membina bangsa. Definisi kerja (working definition) dari Administrasi adalah seluruh usaha yang dilakukan oleh suatu masyarakat untuk memperbaiki tata kehidupannya sebagai suatu bangsa dalam berbagai aspek kehidupan bangsa tersebut dalam rangka usaha pencapaian tujuan yang telah ditentukan.” Namun sekedar perbandingan untuk dapat memberikan rumusan definisi mengenai administrasi yang mudah diingat tanpa mengurangi unsur yang ada, ada baiknya apabila kita juga melihat pendapat dari para cendekia yang lain.

2.2.3 Kedudukan Administrasi
Dalam bukunya Siagian (2001:7) Menyatakan bahwa kehidupan manusia tak lepas dari kebutuhan, kebutuhaan untuk tempat tinggal, makanan, pakaian dan lain-lain yang biasa dikenal dengan istilah kebutuhan-kebutuhan primer atau kebutuhan pokok. Untuk dapat memenuhi kebutuhan primer atau kebutuhan sekunder, seseorang harus mengusahakan dengan perbuatan-perbuatan yang nyata, berusaha seorang diri maupun secara bekerja sama dengan perbuatan yang nyata, maka kebutuhan itu menjelma menjadi tujuan. Di dalam memenuhi kebutuhannya dalam banyak hal seseorang harus bekerja sama atau dengan kata lain seseorang harus melaksanakan suatu proses penyelenggaraan usaha kerja sama dalam mencapai tujuannya. Proses penyelenggaraan inilah yang disebut dengan administrasi dan pada masyarakat modern yang makin berkembang ini makin penting pula tujuan-tujuan yang ingin dan hendak dicapainya maka makin baik dan tepat pula administrasi yang harus diarahkannya oleh karena itu makin penting pula kedudukan administrasi sebagai kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut.
Kedudukan administrasi penting dalam suatu negara yaang telah maju apalagi bagi negara yang sedang berkembang, yang mana administrasi akan memberi sumbangan pengalaman dibidang apapun telah mengajarkan kepada negara-negara itu bahwa masalah kemajuan negara bukanlah di titik beratkan hanya pada modal yang cukup, sumber-sumber alam dan kekayaan bumi yang berlimpah-limpah, selain itu tenaga kerja manusia yang berlebihan juga sangat dibutuhkan peranannya dalam kedudukan adminstrasi. Administrasi merupakan modal yang berharga sekali bagi negara-negara tersebut untuk melaksanakan tugas dalam mencapai tujuan apalagi asas utama administrasi adalah daya guna kerja berarti bahwa manusia ingin mencapai suatu hasil secara maksimum atau terbaik dengan menyelenggarakan suatu pekerjaan atau usaha secara minimum atau termudah dalam mencapai tujuan yang telah ditentukaan sebelumnya.
Disamping administrasi penting bagi suatu negara maka admnistrasi juga penting bagi badan-badan atau organisasi perusahaaan dan perindustrian juga bagi lembaga-lembaga seperti lembaga peradilan lembaga permasyarakatan bahkan pemberontak dan orang matipun membutuhkan admnistrasi sehingga dapat dikatakan bahwa dimana ada terdapat kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama maka disana terdapat administrasi.

2.2.4 Perincian Ilmu Administrasi
Menurut Siangian (2000:25) menggolongkan spesialisasi ilmu administrasi bidang operasi dari organisasi yang di administrasikan yaitu administrasi negara, administrasi niaga, administrasi internasional dan administrasi sosial.
Menurut Hadari (2000:12), membagi bidang administrasi atas 3 golongan besar dengan rincian sebagai berikut :
1. Adminisrasi negara ialah administrasi yang berobyek kenegaraan terdiri dari :
a. Administrasi sipil ialah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh departemen, jawatan, kantor kecamatan, dan kantor kelurahan atau seluruh kegiatan negara dikurangi kegiatan perusahaan negara dan kegiatan militer/TNI.
b. Administrasi kegiatan angkatan bersenjata yang terdiri dari administrasi angkatan udara, angkatan laut, angkatan darat dan angkatan kepolisian.
2. Administrasi niaga ialah administrasi yang berobyek swasta perniagaan yaitu: Administrasi perusahaan ialah kegiatan-kegiatan dibidang produksi, transportasi, asuransi, perbankan dan lain-lain dibidang perusahaan swasta.
3. Administrasi sosial bukan perusahaan biasanya cenderung kearah usaha sosial seperti administrasi sosial sekolah swasta, rumah sakit swasta, yayasan, klub dan lain-lain.
4. Administrasi internasional ialah administrasi yang bergerak dibidang internasional seperti yang dilakukan oleh PBB beserta cabang-cabangnya misalnya UNICEP, ILO, UNESCO, WHO dan sebagainya.

BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Tinjauan Umum Organisasi
3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Organisasi
PT. Charisma Tatamitra Abadi didirikan pada tanggal 01 November 1995 di Jakarta dan diakui oleh pemerintah dengan keputusan No. C215.971.HT.01.01 Tahun 1995. Dengan peraturan baru Pemerintah Indonesia mengesahkan lagi menurut undang-undang dengan No. C- 08077 HT.01.04.TH.2003. PT. Charisma Tatamitra Abadi memperoleh izin sebagai Perusahaan dagang Pengimpor dan Mengekspor dari Departemen Perdagangan republik Indonesia dengan No. 2024.21567-5.

3.1.2 Struktur dan Tata Kerja Organisasi
A. Struktur Organisasai
Dalam organisasinya PT. Charisma Tatamitra Abadi memperlihatkan keserasian hubungan kerja antara para karyawannya. Setiap karyawan diperlihatkan seperti layaknya aset perusahaan. Dengan perlakuan seperti itu, maka setiap karyawan akan mempunyai rasa memiliki, sehingga dapat membentuk para pekerja yang bertanggung jawab atas pekerjaan yang ditugaskannya didalam perusahaan. Struktur organisasi PT. Charisma Tatamitra Abadi menganut bentuk organisasi garis, dimana perlimpahan wewenangnya berasal dari atasan ke bawahan. (Lihat gambar III.1)
Struktur Organisasi PT.Charisma Tatamitra Abadi










Sumber PT. Charisma Tatamitra Abadi Jakarta
Gambar III.1
(Ganbar Struktur Organisasi)


B. Tata Kerja Organisasi
Pemegang Saham :
- Memantau perkembangan perusahaan dan menerima laporan dari direktur.
Direktur :
- Menilai kinerja dan produktifitas para atasan.
- Menyetujui dan menandatangani setiap surat-surat dan berkas-berkas perusahaan.
- Mengambil keputusan dan tindakan dalam hal apapun yang menyangkut karyawan dan perusahaan.
- Membuat kebijakan-kebijakan perusahaan.
Adm & Finance Manager :
- Mendata keluar dan masuknya uang perusahaan.
- Membuat laporan pertanggung jawaban keuangan kepada direktur.
Sales Manager :
- Memotivasi Sales Superviser untuk mencapai target peruasahaan.
- Membuat target penjualan nasional dan pencapaiannya.
- Menerima laporan dari Sales Supervisor.
- Membuat surat penawaran, mengarsip surat masuk dan surat keluar.
Sales Admin :
- Mendata Setiap produk yang diperlukan pelanggan.
- Membuat surat penawaran.
- Mengarsip surat masuk dan surat keluar.
Sales Superviser :
- Memantau kinerja dari para sales.

- Membuat target penjualan berdasarkan produk dan pencapaiannya.
- Memotivasi para sales agar target tercapai
Sales :
- Mencari relasi-relasi baru dan memperkenalkan produk.
- Membuat target penjualan berdasarkan produk dan area.
- Memberikan pelayanan yang terbaik bagi relasi yang telah menjadi pelanggan tetap perusahaan.
Stock :
- Mendata setiap barang yang masuk dan barang yang keluar.
- Mempersiapkan barang-barang yang akan dikirim.
Administrasi :
- Membuat surat jalan untuk pengiriman barang.
- Membuat jadwal pengiriman.
- Menangani Petty Cash.
Delivery :
- Mengantar barang-barang yang kepada pelanggan.
- Membayar berbagai tagihan yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.
3.1.3 Kegiatan Usaha
PT. Charisma Tatamitra Abadi merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang pengimport dan pemasok produk Hand Tools (CK), Adhesives (Weicon), Abrarives dan Machine Tools. Produk-produk ini diimpor dari Jerman. PT. Charisma Tatamitra Abadi slalu berusaha memberikan pelayanan dan produk yang terbaik untuk customer dengan mengimpor produk-produk yang berkualitas, oleh sebab itu banyak perusahaan besar yang menjadi pelanggan Perusahaan ini seperti PT. Yamaha Music, PT. Astra Honda Motor, PT. Bridgestone, dan masih banyak lagi perusahaan besar lainnya.

3.2 Pelaksanaan KKP
3.2.1 Bidang Pekerjaan Yang Dilakukan
Bidang Pekerjaan yang dilakukan penulis pada bagian pemasaran PT. Charisma Tatamitra Abadi diantaranya :
1. Membuat Surat
Surat yang dibuat penulis adalah surat penawaran.
2. Menyimpan berkas-berkas
Surat-surat yang di arsip oleh penulis adalah surat permintaan dari pelanggan, surat penawaran, dan surat-surat penting lainnya.
3. Memasukkan data-data
Penulis memasukkan data-data seperti jumlah produk yang di impor dan produk yang dibeli pelanggan, baik ke dalam komputer maupun juga secara tertulis yang merupakan berkas-berkas perusahaan.
3.2.2 Kendala yang dihadapi dalam pekerjaan
1. Terkadang terjadi miss komunikasi antara penulis dan marketing tentang spesifikasi produk.
3.2.3 Cara mengatasi kendala.
1. Penulis harus banyak belajar tentang produk Knowledge agar tidak lagi terjadi miss komunikasi dengan marketing.
2. Menjalin hubungan kerjasama yang baik antara sesama karyawan amat terlebih kepada atasan atau pimpinan yang ada sehingga terjadi satu hubungan yang baik yang membuat segala pekerjaan berjalan lancar dan sebagaimana mestinya. Hubungan ini bisa terjadi baik lewat sikap, tindakan, maupun perkataan.















BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
1. Dalam tugas KKP ini, dapat dilihat bagaimana pentingnya Sekretaris dalam menangani Administrasi kantor dalam perusahaan.
2. Sekretaris dalam menangani Administrasi membutuhkan suatu komunikasi baik antara sesama karyawan maupun dengan pimpinan perusahaan.
2. Hasil pengujian menunjukkan : Sekretaris itu sangat dibutuhkan dalam satu perusahaan, kecil besarnya perusahaan itu pasti akan lebih lengkap apabila Sekretaris ada di dalamnya.
3. Seorang Sekretaris dalam menangani Administrasi dalam satu perusahaan adalah merupakan seorang yang tanggap, pintar dan teliti dalam apapun yang dia kerjakan atau yang di tugaskan padanya karena sekretaris juga adalah salah satu hal yang menentukan perkembangan kemajuan suatu perusahaan.
5.2. Saran
1. KKP ini dapat di kembangkan untuk dapat menjadi suatu bahan pertimbangan atau menjadi satu pelajaran dimana sutu perusahaan haruslah benar-benar mempunyai sekretaris yang professional.
2. Perlu dikembangkan suatu sistem dalam kantor dimana sekretaris harus dilibatkan dalam hal apapun untuk dapat berjalannya satu perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Ernawati, Ursula. 2003. Pedoman Lengkap Kesekretarisan. Penerbit Graha Ilmu
Hendarto, M.G. Hartati. 2003. Menjadi sekretaris Profesional. PPM. Jakarta
Nawawi, Hadari. 2002. Administrasi Personalia untuk Meningkatkan Produktifitas Kerja. Haji Masagung, Jakarta
Meadows, Pul. 2001. “ Motivation For Change and Development Administration”, Diambil dari : Http//.bimaconcept.wordpress.com/sekilasttgadministrasi.html
Sedarmayanti. 2005. Tugas dan Pengembangan Administrasi Penerbit Mandar Maju. Semarang
Siangian, S.P. 2000. Filsafat Administrasi. Diambil dari : Http//.bimaconcept.wordpress.com/sekilasttgadministrasi.html
Tayibnapis, Burhannudin. 2000. Administrasi Kepegawaian. Penerbit PT Pradnya Paramita, Jakarta
The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Penerbit Gunung Agung, Jakarta
____________. 2000. Manajemen sekretarisan. Penerbit Gunung Agung, Jakarta
Wursanto, Ignatius. 2004. Kompetensi Sekretaris Profesional. Penerbit Andi Yogyakarta




DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Biodata Mahasiswa
Nama : Valianty
NIM : 21060446
Jenis Kelamin : Perempuan
Tempat/tanggal lahir : Jakarta, 30 April 1986
Agama : Kristen
Alamat lengkap : Jl. Dukuh Timur Blok X No.24 Rt. 002 RW. 014
Semper Barat Jakarta Utara 14130
No. Telepon/HP : 0812 19 682482

Pendidikan :
2006 – Sekarang : Kuliah di ASM BSI
2001 – 2004 : SMA N 110 Jakarta Utara Berijazah
1998 – 2001 : SMP Strada Fransiskus Xaverius III Jak-Ut Berijazah
1992 – 1998 : SD Strada TKM I Jakarta Utara Berijazah
1990 – 1992 : TK Santa Theresia Jakarta Utara

Pengalaman :
1. Bekerja di PT. Unilever Tbk. (SPG) selama 4 Tahun.
2. Bekerja di PT. Sinar Mulia Makmur Jakarta.
3. Bekerja di PT. Charisma Tatamitra Abadi Jakarta (sampai sekarang).


Jakarta Januari 2009


Valianty

Tidak ada komentar:

Posting Komentar