Cari Blog Ini

Selasa, 17 November 2009

Sekretaris

jenis dan fungsi sekretaris
Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah:
1.Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan.
2.Menangani informasi untuk pimpinan.
3.Menjadi jembatan penghubung.

Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan,wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam yaitu:
1.Sekretaris instansi(organisasi)
Sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi menejer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor.
2.Sekretaris pribadi
Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator(perantara) pimpinan.
Berdasarkan kemamapuanya dan pengalamanya kerjanya sekretaris dibedakan menjadi:
1.Sekretaris junior
Sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris.
2.Sekretaris senior
Sekretaris yang memiliki profesionalisme yang mantap dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya

Sikap-sikap yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris:
1.Melakukan pekerjaan dengan sungguh-sungguh.
2.Pekerjaanya dilakukan dengan lebih baik.
3.Mengerti berhubungan dengan organisasi secara keseluruhan.
4.Mempunyai keyakinan dalam membagi ide, tujuan, semangat kepada orang lain.
Oleh karena itu seorang sekretaris harus menyadari dan memahami bahwa bertanggung jawab dan perkembangan kepribadianya sangat diperlukan.



Ruang Lingkup Sekretaris meliputi:
1. Ruang Lingkup Internal
2. Ruang Lingkup Eksternal
3. Ruang Lingkup Pribadi
Sedangkan tugas utamanya adalah membantu pimpinan. Oleh karena itu,lingkup tugasnya meliputi tugas dan kerja pimpinan yang



Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan konsumsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian.

Hal yang perlu diingat adalah ;

• Konsumsi diberikan dalam setiap rapat.

Pemberiannya tergantung pada sikon keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar.
Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan minuman teh/kopi. Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang (lunch), dan pemberian dua kali coffee break.
Coffee break pertama diberikan sejam setengah sebelum lunch ( biasanya jam 11 an). Coffee Break kedua diberikan sesaat sebelum sholat ashar, sekitar jam 3 an.


• Penginapan

Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, akomodasi biasanya berupa pemberian “uang transport” kepada peserta rapat. Tetapi jika rapat diselenggarakan perusahaan atau bahkan di luar kota , akomodasi diberikan dalam bentuk layanan pemberian penginapan gratis beserta uang transport.
Urusan penginapan ditangani langsung oleh perusahaan. Dalam hal ini yang melakukan reservasi tempat untuk rapat dan tempat unguk menginap, adalah sekretaris.

Pengelolaan Tempat Rapat.Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat.


• Persiapan

Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua perlengkapan pendukung rapat.
Jika rapat diselenggarakan di luar kantor, sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benar-benar tersedia.



• Mempimpin Rapat


Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan.
Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni;


1. Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.
2. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapatMemahami Setiap acara rapat
3. Memahami Perencanaan prosedur rapat
4. Menghubungi/menyiapkan notulen rapat
5. Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi
6. Mempersiapkan perlengkapan rapat
7. Memeriksa ruangan rapat.


kata sekretaris berasal dari bahasa latin , secretum yang artinya Rahasia dan Orang yang memegang rahasia disebut secretarium atau secretarius. jadi, bisa dikatakan.
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

SYARAT PROFESIONAL SEKRETARIS

Selama ini, orang cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris tidak melulu harus seorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik dan menarik. Laki-laki juga bisa menjadi sekretaris SECARA PROPESIONAL.
ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.
Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
General Knowledge and special knowledge yaitu Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi ( tapi sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
Practice, kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dan masih banyak lagi salah satunya seperti contoh di atas.

RUANG LINGKUP, TUGAS DAN FUNGSI SEKRETARIS
A. Ruang Lingkup
#Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
# Menyelenggarakan rapat-rapat.
# Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan.

B. Tugas Administratif Kesekretariatan
1. Memperlancar lalu lintas dana distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
2. Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi
3. Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).
C. Fungsi Sekretaris
1. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
2. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
3. komunikasi organisasi / perusahaan
4. Sebagai pusat dokumentasi
D. Kualifikasi / Syarat-syarat Sekretaris
Syarat Pengetahuan pendidikan sekurang-kurangnya SMK program studi sekretaris, pengetahuan luas seperti pengetahuan mengenai organisasi Syarat Keterampilan mampu menguasai dan menggunakan bahasa indonesia dengan baik dan benar, menguasai minimal satu bahasa asing, mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, mampu menggunakan mesin-mesin kantor dan lain-lain.
Syarat Kepribadian yang baik yang dapat menunjang prestasi.
E. Ruang Lingkup Pekerjaan Seorang Sekretaris
# Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
# Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan Misalnya pekerjaankantor seperti :
~Menerima tamu
~Menerima telepon
~Mengambil dikte dan melatinkan
~Menyimpan surat
# Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum.
F. TUGAS – TUGAS SEKRETARIS
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan kedalam 8 macam yaitu :
1. Tugas-tugas Rutin yaitu tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. misalnya membuka surat, menerima telephone menyusun dan membuat jadwal pimpinan, menerima tamu, mengarsip dll.
2. Tugas-tugas Khusus yaitu tugas-tugas yang diperintahkan pimpinan dengan penyeleseian secara khusus dengan di mintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamanya. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan. misalnya mengkonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, mengurus perjalanan bisnis/dinas pimpinan dll.
3. Tugas-tugas Istimewa tugas yang mencakup antara laiin:mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan, menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan, bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya dan masih banyak lagi
4. Tugas-tugas Resepsionis yaitu tugas sebagai penerima tamu misalnya menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon dll.
5. Tugas Keuangan itu seperti membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan
6. Tugas Sosial atau tugas amal dan kemasyarakatan seperti mengatur rumah tangga kantor pimpinan.
7. Tugas Insidental yaitu tugas yang dilaksananakan pada waktu dan keadaan tertentu, seperti mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
8. Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka harus mempunyai pedoman seperti .waktu dan tempat harus di perhatikan, makan dan minum disediakan, sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis, waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain, jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenagkan dll.
G. PRINSIP TERPENTING SEKRETARIS
~Tutup Mulut Rapat – Rapat
~Pasang Mata Awas – Awas
~Buka Telinga Lebar – Lebar”
H. SEKRETARIS HARUS MAMPU :
# Membagi waktu kerja dengan keluarga
# Menjadi ujung tombak dalam perusahaan / organisasi
# Menentukan arah dan tujuan perusahaan / organisasi
# Pandai menyimpan rahasia
# Siap full kontek dan ready to fight in every moument
Dan lain-lain
I. TUGAS POKOK SEKRETARIS :
~ Membantu pimpinan
~ Menyiapkan agenda rapat
~ Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan
~ Mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi dan sebagainya


J. HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN OLEH SEORANG SEKRETARIS :
# Memberikan kesempatan bukan kepada yang berhak
Memberikan informasi perusahaan / organisasi kepada yang bukan haknya
Watak keras kepala dan menang sendiri Jangan mudah terpengaruh oleh orang lain Dan lain sebagainya


PENGEMBANGAN DIRI SEORANG SEKRETARIS

B. Arti dan Pentingnya Pengembangan diri seorang sekretaris
Pengembangan sekretaris dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi. Salah satu diantaranya yaitu dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup :
1. Pre Service Training
Adalah latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu, yang meliputi :
Pendidikan formal yang diselenggarakan umum.
Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan, tempat sekretaris bekerja.
2. In Service Training
Yaitu latihan yang dilakukan pada saat sekretaris sedang menduduki jabatannya.

C. Tujuan Pengembangan Sekretaris
Adapun tujuan pengembangan dan latihan sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 3 hal :
1. Menambah pengetahuan
2. Menambah keterampilan
3. Merubah sikap
C. Mengembangkan Diri dalam Jabatan

Agar sekretaris dapat berhasil dengan baik, pada dasarnya tergantung kepada 3 faktor yang secara langsung mempengaruhi sekretaris dalam bidang kesekretarisan, yaitu :
1. Kemampuan untuk dapat mengerjakan bermacam-macam tugas pekerjaan secara efisien.
2. Kepribadian yang menarik
3. Kemauan untuk bekerja.



Arti Sekretaris dan Kesekretariatan
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.
Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.
Kedudukan dan Peran Sekretaris
Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretari
• Ruang Lingkup
• Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.
• Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
• Menyelenggarakan rapat-rapat.
• Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.

B. Tugas Administratif Kesekretariatan
• Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
• Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi
• Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).
C. Fungsi
• Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
• Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
• Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan
• Sebagai pusat dokumentasi

Kedudukan Sekretaris dalam Organisasi
• Peran Strategis
• Peran Teknis
• Peran Pendukung

Kualifikasi / Syarat-syarat Sekretaris
• Syarat Pengetahuan
• Syarat Keterampilan
• Syarat Kepribadian
Ruang Lingkup Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
• Menerima tamu
• Menerima telepon
• Mengambil dikte dan melatinkan
• Menyimpan surat
Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum.
Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan :
• Tugas-tugas yang bersifat rutin
• Tugas-tugas khusus
• Tugas-tugas yang bersifat kreatif
• Melakukan hubungan dan kerja sama
Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.

PENGEMBANGAN DIRI SEORANG SEKRETARIS
• Arti dan Pentingnya Pengembangan
Pengembangan sekretaris dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi. Salah satu diantaranya yaitu dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup :
*Pre Service Training
Adalah latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu, yang meliputi :
• Pendidikan formal yang diselenggarakan umum.
• Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan, tempat sekretaris bekerja.
2. In Service Training
Yaitu latihan yang dilakukan pada saat sekretaris sedang menduduki jabatannya.
B. Tujuan Pengembangan Sekretaris
Adapun tujuan pengembangan dan latihan sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 3 hal :
• Menambah pengetahuan
• Menambah keterampilan
• Merubah sikap
C. Mengembangkan Diri dalam Jabatan
Agar sekretaris dapat berhasil dengan baik, pada dasarnya tergantung kepada 3 faktor yang secara langsung mempengaruhi sekretaris dalam bidang kesekretarisan, yaitu :
• Kemampuan untuk dapat mengerjakan bermacam-macam tugas pekerjaan secara efisien.
• Kepribadian yang menarik
• Kemauan untuk bekerja.

TUGAS – TUGAS SEKRETARIS
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan kedalam 8 macam yaitu :
• Tugas-tugas Rutin
• Tugas-tugas Khusus
• Tugas-tugas Istimewa
• Tugas-tugas Resepsionis
• Tugas Keuangan
• Tugas Sosial
• Tugas Insidental
• Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting
PRINSIP TERPENTING SEKRETARIS
“ Tutup Mulut Rapat – Rapat Pasang Mata Awas – Awas Buka Telinga Lebar – Lebar”
SEKRETARIS HARUS MAMPU :
• Membagi waktu kerja dengan keluarga
• Menjadi ujung tombak dalam perusahaan / organisasi
• Menentukan arah dan tujuan perusahaan / organisasi
• Pandai menyimpan rahasia
• Siap full kontek dan ready to fight in every moument
• Dan lain-lain
TUGAS POKOK SEKRETARIS :
• Membantu pimpinan
• Menyiapkan agenda rapat
• Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan
• Mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi
• Dan lain sebagainya
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN OLEH SEORANG SEKRETARIS :
• Memberikan kesempatan bukan kepada yang berhak
• Memberikan informasi perusahaan / organisasi kepada yang bukan haknya
• Watak keras kepala dan menang sendiri
• Jangan mudah terpengaruh oleh orang lain
• Dan lain sebagainya

YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT
• Merupakan suatu pembahasan untuk merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah
• Pertemuan yang sudah diagendakan (dijadwal) untuk membahas permasalahan dan memutuskan cara yang akan ditempuh
• Kegiatan yang sudah terperinci agendanya dalam kerangka pembahasan masalah yang dihadapi hingga pemutusan jalan keluat yang akan dihadapi dan lain sebagainya.
MACAM-MACAM FORMASI RAPAT
• Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf “U” dengan posisi pimpinan rapat berada di barisan paling depan
• Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan pimpinan tinggal berada di barisan paling depan
• Bentuk huruf T : Posisi peserta rapat membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan berada di depan
• Dan lain sebagainya
CARA PENJELASAN MAERI DALAM RAPAT
• Materi harus bisa dipahami terlebih dahulu oleh diri sendiri
• Menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh peserta rapat
• Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai dengan tiap pokok pembahasan rapat
• Memunculkan karakter yang bisa dijadikan sebagai ciri khas
• Materi disampaikan secara singkat, padat dan jelas.
• Dan lain sebagainya
CARA MENGAMBIL KEPUTUSAN DALAM RAPAT
• Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang akan diambil harus bisa diputuskan dengan mantap dan bisa diterima oleh semua peserta rapat
• Votting : Artinya keputusan yang akan diambil berdasrkan dengan suara terbanyak
• Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : Artinya pimpinan rapa dapat mengambil keputusan dengan jalan sendiri, dengan menggunakan otoritasnya sebagai pimpinan, dan lain sebagainya
PRINSIP DALAM RAPAT
“Setiap Keputusan yang Akan Diambil adalah Merupakan Kunci Keberhasilan pada Masa yang Akan Datang”SIFAT PIMPINAN RAPAT HARUS MEMEGANG PRINSIP :
• Serius tapi santai
• Menyesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada
• Harus bisa meyakinkan peserta rapat dan jangan sampai terpengaruh
• Waktu adalah nyawa yang harus dimanfaatkan dengan baik
MENANGANI KEGIATAN HUMAS DAN KEPROTOKOLAN
• Memahami Fungsi dan Peranan Humas (Public Relation)
Istilah yang sering digunakan dalam hubungan masyarakat (Public Relation) :
1. Komunikasi
2. Media Komunikasi
3. Public
4. Peristiwa publi
Fungsi Public Relation
• Mempunyai hasrat, kehendak dan spirasi masyarakat;
• Memberikan nasihat tentang sesuatu yang sebaiknya dikehendaki oleh public;
• Mengusahakan hubungan yang memuaskan antara public dengan petugas pemerintah;
• Memberikan penerangan atau penjelasan tentang lingkup kerja suatu Dinas Pendidikan
B. Sikap dalam Melaksanakan Tugas
Beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris antara lain :
• Keterampilan kesekretarisan;
• Mempunyai inisiatif dan cara berpikir logis;
• Ingatan yang baik;
• Memperluas wawasan;
• Ketelitian;
• Pertimbangan atau perhitungan sebelum melakukan tindakan;
• Menyelesaikan pekerjaan secara sempurna.
C. Penampilan Diri Sekretaris
Kriteria umum seseorang untuk dapat mengembangkan kepribadiannya :
• Mampu mengaktualisasikan diri;
• Mampu melihat secara objektif;
• Memiliki pandangan hidup;
• Menghargai orang lain;
• Peka akan tujuan;
• Memiliki rasa humor.
D. Sikap yang berhubungan dengan Kepribadian
• Handal;
• Jujur;
• Ketekunan dan kerajinan;
• Sikap membawa diri;
• Pandai menyesuaikan diri;
• Memperhatikan dan menjaga kerapian diri.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar